在会议接待场景中,包含三个核心角色:接待管理员(对整个接待工作负责的人)、被接待的嘉宾(可为参会人、观众、展商成员等)、接待员(负责实际接待工作的人)。下面将按角色一一介绍:
在接待场景中,接待级别、接待员、车辆、酒店都是必不可少的。接待级别主要是区分接待待遇的不同,提前录入接待员可基于嘉宾分配,车辆可以是专车也可以是大巴车,酒店一般会由组委会提前线下洽谈后录入系统,酒店可以设置房型和每个房型每日库存量。
接待管理员一般会提前与邀宾组、组委会领导提前确认会议中需要接待的嘉宾,将需要接待的嘉宾添加、导入或同步到接待中方便进行接待工作。
注意:
1、仅有“大会易”有同步注册数据功能个,“轻会、展览”没有此功能。
2、使用同步注册数据功能,在“参会人列表”中选择嘉宾批量修改“是否需接待”字段,更改为“是”,才能将需要接待的嘉宾同步到接待系统中。
3、“接待级别”同步“嘉宾定级”信息,可在参会人列表新增“嘉宾定级”标签。
对于非VIP嘉宾而言,组委会一般会采用定时定点的大巴车接送普通参会嘉宾,这些班车信息需要录入系统让参会嘉宾查看并有选择地乘坐。
对于接待管理员需要实时知晓本次会议的接、入住、送情况,因此系统提供了pc端和小程序两个端方便接待员随时随地掌握接待状况。
被接待嘉宾需要提前将行程信息告知接待管理员方便管理员安排接待工作,管理员安排完成后发送消息通知嘉宾查看,那么可将接待易小程序链接、小程序码发给嘉宾查看。
如果不使用接待易小程序,那么可在注册表单中设置行程相关字段供报名参会人填写,在参会人列表中将此嘉宾是否需接待设为是,那么参会人可在个人中心查看接待信息,可在“参会人信息”菜单中修改行程信息。
接待员分为接待联系人、站点接待员两种,接待联系人指的是专门负责一个或多个嘉宾全程接待的人,一般为一对一接待。站点接待员指的是负责某一个站点接待工作的人,一般是车站、机场的一对多接待。无论是接待联系人还是站点接待员都可登录“接待易(管理端)”查看负责接待的嘉宾数据。